Cinci sfaturi simple despre cum să comunicaţi mai bine în scris

Dacă lucraţi într-un birou sau aveţi propria afacere, este foarte posibil ca un sfert din timpul petrecut la muncă să îl acordaţi, vreţi, nu vreţi, scrisului, fie că este vorba despre e-mailuri, propuneri, rapoarte, articole pe blogul personal sau actualizări pe contul de Facebook sau Twitter.

 Dacă tot o să dedicaţi atât de mult timp comunicării în scris, de ce să nu o faceţi cât se poate de bine? Ediţia online a revistei americane Time oferă cinci sfaturi despre cum să fiţi eficient, dar şi surprinzător pentru destinatar, în sensul bun, atunci când scrieţi un text. Şi nu, nu este vorba despre gramatică şi ortografie.

1. Fiţi clar. Înainte de a începe să scrieţi orice, întrebaţi-vă: De ce scriu? Ce vreau, care este scopul pe care vreau să îl ating în urma acestui text? Fie că vreţi să lăsaţi un mesaj drăguţ cuiva într-o dimineaţă, sau să vă motivaţi colegii dezamăgiţi de rezultatele unui proiect sau doar vreţi să convingeţi partenerii să schimbe data unei şedinţe, un text trebuie să aibă un singur scop şi acela să fie clar. Decideţi-vă şi rămâneţi cu acea idee în minte.

2. Fiţi concis. Dacă vă chinuiţi prea mult să explicaţi ceva, luaţi o scurtă pauză şi gândiţi-vă la persoana căreia vă adresaţi şi construiţi-vă în minte o schiţă clară: motivul pentru care îi scrieţi, ce vreţi să ştie, ce vreţi să facă. Stabiliţi aceste trei lucruri clar în mintea dumneavoastră şi nu divagaţi.

3. Simplificaţi. Albert Einstein a spus cândva "dacă nu poţi explica un lucru unui copil de şase ani, atunci nici tu nu îl înţelegi". Imaginaţi-vă că textul dumneavoastră este destinat unor copii - nerăbdători, distraţi, care nu înţeleg nimic din jargonul dumneavoastră profesional. Puteţi exersa acest lucru purtând conversaţii cu copii. Încercaţi să explicaţi unui puşti ce faceţi dumneavoastră la muncă, pentru început. Veţi observa, foarte repede, dacă discursul dumneavoastră le este accesibil.

4. Scrieţi când sunteţi relaxaţi. Aţi observat că dacă încercaţi să scrieţi o prezentare când sunteţi stresaţi, aproape niciodată nu sunteţi mulţumiţi de rezultat? Există studii care arată că secretul creativităţii "la comandă" este o stare de relaxare şi linişte interioară. Puteţi încerca să ascultaţi muzică sau să faceţi nişte exerciţii fizice, orice vă ajută să declanşaţi eliberarea de dopamină în organism. Veţi vedea cum, la un moment dat, veţi găsi titlul perfect pentru prezentarea care vă stă pe cap de mult timp.

5. Impuneţi-vă o limită de timp. De cele mai multe ori, cu cât zăboviţi mai mult asupra unui text, cu atât se înrăutăţeşte. Când aveţi o prezentare sau un discurs de scris şi vă simţiti relaxaţi, prima versiune a textului este de obicei cea mai bună. Dacă aveţi multe e-mailuri cărora trebuie să le răspundeţi, stabiliţi un interval clar, de genul trei minute pentru fiecare răspuns, pentru a nu ajunge să analizaţi acelaşi e-mail de prea multe ori şi să le ignoraţi pe celelalte.

Bogdan Enache - descopera.ro

Surse: Mediafax, Time