Procurorul general al României, Codruța Kovesi, arată în raportul său de activitate că în urma informatizării Ministerului Public s-a impus dezvoltarea sistemului de arhivare electronică, iar dosarul electronic este de un real folos și în faza judecății, în special în cauzele complexe.
„Dosarul în format electronic este de un real folos și în faza judecății, în special în cauzele complexe, întrucât, în prezent, procurorul se bazează doar pe fișe de ședință, neavând la dispoziție dosarul de urmărire penală atunci când participă în instanță. Totodată, dosarul în format electronic este util și la motivarea căilor de atac. De aceea, s-a demarat un proiect-pilot potrivit căruia toate dosarele de urmărire penală finalizate cu rechizitoriu au fost scanate în integralitate, iar procurorul care a participat în ședința de judecată a avut la dispoziție, nemijlocit, probatoriul administrat în faza urmăririi penale, precum și programul legislativ în format electronic actualizat”, explică procurorul general Codruța Kovesi, în raportul său de activitate pe șase ani.
Astfel, spune sursa citată, două unități de parchet au fost desemnate unități pilot la care să se realizeze formatul electronic (scanare) al dosarelor în care s-a emis rechizitoriu începând din luna ianuarie 2010.
Potrivit sursei citate, din activitatea amplă desfășurată în acest proiect pilot s-a desprins concluzia că este necesar a fi implementat la toate unitățile de parchet, în condițiile în care sistemul permite: păstrarea în condiții mai sigure, pe un timp mai mare a informațiilor aflate în arhiva clasică, supusă degradării; găsirea rapidă a informațiilor din arhivă; acces securizat la documente și la operațiuni pe baza conturilor de utilizator și a permisului acordat; posibilitatea creării și consultării acesteia și prin sistemul ECRIS (în viitor).
Printre alte avantaje ale acestui sistem, în opinia lui Kovesi, ar fi o mai bună pregătire a procurorului de ședință și o mai bună organizare a ședinței de judecată, întrucât studiul dosarului nu a fost restrâns doar la timpul acordat de către judecător ori grefierul de ședință; pe parcursul ședinței de judecată și procurorul de ședință are acces la dosarul de urmărire penală, iar căile de atac pot fi motivate mai repede; dosarele înregistrate în sistemul de arhivare electronică au fost folosite și de către primul procuror la soluționarea plângerilor contra soluțiilor dispuse de procuror, în special, în cazul dosarelor în care cercetările penale au fost disjunse, dosarele aflându-se la poliție pentru continuarea cercetărilor penale, precum și în cazul dosarelor foarte voluminoase ori a dosarelor solicitate în paralel de mai multe instituții; dosarele arhivate în acest fel au fost folosite și de către ceilalți procurori pentru a verifica anumite aspecte legate de cercetarea penală ori de urmărirea penală care necesitau consultarea dosarelor deja finalizate, fără a mai fi nevoie de căutarea și scoaterea acestora din arhivă, consultare realizată mai rapid si cu mai puține persoane implicate.
„Trebuie precizat faptul că fiecare procuror poate avea acces la această arhivă electronică de pe calculatorul conectat la intranet, de la biroul său, prin simpla accesare a contului său cu o parolă”, precizează în raport Kovesi.
Prin acest sistem s-a realizat chiar posibilitatea vizualizării dosarelor înregistrate în acest sistem și la alte parchete. De exemplu, prin acest sistem, de la sediul Parchetului de pe lângă Tribunalul Cluj se poate consulta un dosar înregistrat în SAE la Parchetul de pe lângă Judecătoria Turda, Dej, Gherla, Huedin, Cluj-Napoca, fără a mai fi necesară efectuarea transportului fizic al dosarului. Această posibilitate este reală, avantajele fiind evidente, reducerea timpului, reducerea cheltuielilor de deplasare, a numărului persoanelor implicate în manipulare etc.
Posibilele consultări a dosarelor de către terțe persoane care nu au interes în cauză dar au dreptul potrivit legii să studieze dosarul (experți, specialiști, avocați, inspectori ai inspecției judiciare etc.) se poate face pe bază de user name și parolă, iar administratorul de sistem poate verifica fiecare dosar în parte de către cine a fost consultat, pe ce perioadă de timp și ce operațiuni a efectuat în acel dosar. „Este necesar ca acest proiect să fie dezvoltat și implementat în toate structurile de parchet”, notează Kovesi, în Raport privind activitatea desfășurată pe perioada exercitării mandatului de procuror general 2006-2012.
