V-ați gândit vreodată că multe dintre activitățile care se realizează în firma dumneavoastră, se desfășoară greoi, cu proceduri costisitoare, complicate și de multe ori fără rost? Adică oamenii încep, adesea cu entuziasm activitatea, iar pe parcurs mulți deviază de la calea cea mai simplă, cea mai rapidă și cea mai ieftină pentru a rătăci în necunoscut.
Doar câteva din firmele prezente pe piață beneficiază înainte de demararea unui proiect, de o întrunire a echipei de lucru în cadrul căreia să se prezinte o evaluare realistă a pieței, date legate de buget, costuri, etape intermediare, pierderi naturale etc., iar și mai puține au monitorizări ale eficienței proiectului derulat după încheierea acestuia, astfel încât următoarea activitate să beneficieze de informații și experiență sistematizată.
Depășirea termenelor sau neonorarea contractelor, sunt primele semne ce se observă imediat în aceste cazuri de “navigări în derivă”. Însă pierderile globale sunt mult mai mari, și ar putea fi evidențiate pe multiple planuri (realizarea aceleiași activități în foarte multe feluri, refacerea unor activități, timp prețios pierdut, diminuarea producției, ore suplimentare, concedieri, decizii greșite, scuze și discuții, stres organizațional, demotivare, etc.).
De aceea, preocupările pentru îmbunătățirea proceselor de lucru în cadrul unei organizații ar trebui să urmărească anticiparea și îndreptarea obstacolelor și “semnalizarea” traseelor din labirint, pentru reducerea probabilității de “rătăcire” a drumului direct către ținta fixată.
Dacă ar fi să ne referim și la eficiența activităților, trebuie să știți că acțiunile care adaugă valoare produselor sau serviciilor furnizate clienților reprezintă mai puțin de o pătrime din totalul activităților efectuate într-o organizație. Așadar, înainte de a trece la îmbunătățirea proceselor interne și la oferirea de servicii și bunuri clienților, este necesar să “simplificați – sistematizați – eficientizați” organizația ce s-a împotmolit, pentru a deveni o societate open windows (cu transparență, flexibilitate, simplitate, motivare, acceptare a schimbării).
Dacă vi se pare că faceți parte dintr-o firmă ce este împotmolită sau dă semne de disfuncționalitate, luați în considerare că există o serie de modalități care, aplicate, facilitează ieșirea din labirint. Acestea se potrivesc în orice tip de organizație, adică oriunde există necesitatea de productivitate, competitivitate, costuri directe și indirecte reduse, durate mici de satisfacere a cerințelor clienților, stocuri minime, flexibilitate și personalizarea produselor în funcție de cerințele clientului fără investiții semnificative.
Din punct de vedere sistemic, odată ce un departament (subsistem) al firmei dă semne de disfuncționalitate, în scurt timp el va contamina întreaga firmă (sistemul) ducând la scăderea rentabilității și productivității ei. Cu cât simptomele ce indică perturbările organizaționale se cronicizează, cu atât va costa mai mulți bani, va necesita mai mult timp și mai mult efort pentru remediere.
Mulți manageri fac greșeala de a încerca prin forțe proprii să remedieze problemele (“managerii polispecializați” și “atotștiutori”), în loc să apeleze la specialiști (specialiști în diagnostic organizațional, traineri, specialiști marketing, publicitate, etc.).
Un manager nu are cum și nu trebuie să fie expert în multitudinea domeniilor de activitate ce se regăsesc într-o societate. El trebuie doar să coordoneze diferiți specialiști din cadrul sectoarelor firmei la nivel de middle management, să analizeze rapoartele de activitate pe departamente și să știe să injecteze informații, specialiști din exterior. Doar corelând toate aceste aspecte organizaționale, managerii își vor îmbunătăți permanent viziunea, ce trebuie transpusă în acte decizionale de valoare.
Psiholog Mihai MOISOIU
Ppsihologia muncii – psihologie organizațională.
– psihologia transporturilor.
Trainer style life
Terapeut – terapii alternative
E-maill: training.reality@gmail.com
Telefon: 0753937223
