Folosind planificarea, puteți să înțelegeți ce trebuie făcut, pentru a vă atinge scopurile în limitele timpului disponibil. Prin planificare puteți să: să orientați strategic o folosire optimă a timpului disponibil, să lăsați suficient timp pentru lucrurile care trebuie făcute urgent, să alocați o rezervă de timp, pentru situațiile neprevăzute, să diminuați stresul prin evitarea implicării excesive în problemele celor din jur.
Un program bine gândit, vă permite să vă focalizați pe lucrurile care trebuie făcute și să lăsați timp pentru lucrurile importante pentru carieră. Managementul timpului, este cea mai importantă modalitate pentru a evita lucrul peste program. Planificarea cea mai bună e cea realizată periodic (săptămânal).
În acest sens, vă prezentăm etapele unei planificări: Identificați perioada de timp acordată muncii în prezent. Concentrați-vă asupra acțiunilor pe care trebuie să le realizați pentru a vă duce sarcinile la îndeplinire. Planificați activitățile urgente, precum și sarcinile principale care nu pot fi evitate sau delegate.
Planificați un interval de timp de rezervă. Cu cât mai dinamică e afacerea, cu atât există o mai mare nevoie de timp de rezervă. Desigur, nu puteți anticipa când vor interveni întreruperile. Dar, lăsând spațiu în programul dumneavoastră, vă acordați flexibilitatea ce vă va ajuta să rearanjați programul astfel încât să puteți face față situațiilor neprevăzute.
Una din cele mai importante metode, prin care oamenii învață să aibă succes este prin eficientizarea utilizării timpului. Vă puteți ușura munca prin: delegarea sarcinilor, externalizarea proceselor, folosirea din plin a tehnologiei. Planificarea este procesul prin care dumneavoastră hotărâți cum vă folosiți timpul. Planificând eficient, puteți reduce stresul și crește eficienta muncii pe care o depuneți. Acest lucru face din planificare cea mai eficientă unealtă utilizată în managementul timpului.
Planificarea este un proces în cinci etape:
Identificarea perioadei de timp necesare desfășurării activității.
Identificarea obiectivelor majore și focalizarea asupra timpului ce trebuie alocat pentru fiecare.
Structurarea exactă la nivel de priorități, a sarcinilor importante.
Planificarea unor intervale temporale pentru urgențe și întreruperi.
Planificarea activităților ce reprezintă, priorități și obiective personale, în timpul ce a mai rămas nealocat.
Mihai MOISOIU
Trainer
Psiholog – psihologia muncii-organizațională
