Cinci sfaturi simple despre cum să comunicați mai bine în scris

Dacă lucrați într-un birou sau aveți propria afacere, este foarte posibil ca un sfert din timpul petrecut la muncă să îl acordați, vreți, nu vreți, scrisului, fie că este vorba despre e-mailuri, propuneri, rapoarte, articole pe blogul personal sau actualizări pe contul de Facebook sau Twitter.
Dacă tot o să dedicați atât de mult timp comunicării în scris, de ce să nu o faceți cât se poate de bine? Ediția online a revistei americane Time oferă cinci sfaturi despre cum să fiți eficient, dar și surprinzător pentru destinatar, în sensul bun, atunci când scrieți un text. Și nu, nu este vorba despre gramatică și ortografie.
1. Fiți clar. Înainte de a începe să scrieți orice, întrebați-vă: De ce scriu? Ce vreau, care este scopul pe care vreau să îl ating în urma acestui text? Fie că vreți să lăsați un mesaj drăguț cuiva într-o dimineață, sau să vă motivați colegii dezamăgiți de rezultatele unui proiect sau doar vreți să convingeți partenerii să schimbe data unei ședințe, un text trebuie să aibă un singur scop și acela să fie clar. Decideți-vă și rămâneți cu acea idee în minte.
2. Fiți concis. Dacă vă chinuiți prea mult să explicați ceva, luați o scurtă pauză și gândiți-vă la persoana căreia vă adresați și construiți-vă în minte o schiță clară: motivul pentru care îi scrieți, ce vreți să știe, ce vreți să facă. Stabiliți aceste trei lucruri clar în mintea dumneavoastră și nu divagați.
3. Simplificați. Albert Einstein a spus cândva „dacă nu poți explica un lucru unui copil de șase ani, atunci nici tu nu îl înțelegi”. Imaginați-vă că textul dumneavoastră este destinat unor copii – nerăbdători, distrați, care nu înțeleg nimic din jargonul dumneavoastră profesional. Puteți exersa acest lucru purtând conversații cu copii. Încercați să explicați unui puști ce faceți dumneavoastră la muncă, pentru început. Veți observa, foarte repede, dacă discursul dumneavoastră le este accesibil.
4. Scrieți când sunteți relaxați. Ați observat că dacă încercați să scrieți o prezentare când sunteți stresați, aproape niciodată nu sunteți mulțumiți de rezultat? Există studii care arată că secretul creativității „la comandă” este o stare de relaxare și liniște interioară. Puteți încerca să ascultați muzică sau să faceți niște exerciții fizice, orice vă ajută să declanșați eliberarea de dopamină în organism. Veți vedea cum, la un moment dat, veți găsi titlul perfect pentru prezentarea care vă stă pe cap de mult timp.
5. Impuneți-vă o limită de timp. De cele mai multe ori, cu cât zăboviți mai mult asupra unui text, cu atât se înrăutățește. Când aveți o prezentare sau un discurs de scris și vă simțiti relaxați, prima versiune a textului este de obicei cea mai bună. Dacă aveți multe e-mailuri cărora trebuie să le răspundeți, stabiliți un interval clar, de genul trei minute pentru fiecare răspuns, pentru a nu ajunge să analizați același e-mail de prea multe ori și să le ignorați pe celelalte.
Bogdan Enache – descopera.ro
Surse: Mediafax, Time